Use o Google Docs de maneira eficiente em sua empresa

A suite online de documentos do Google vai muito além de salvar, editar e compartilhar documentos. Confira do que ela é capaz.

Praticamente todas as empresas precisam de serviços básicos, tais como provedores de e-mail e de caixas de entrada, compartilhamento de arquivos e de editores de textos. O jeito que esses serviços são implementados variam dramaticamente. Escolha errado o provedor desses serviços, aproveite e incendeie dinheiro e desperdice tempo.

Há como contornar a necessidade de boa parte dessas despesas usando o Google Apps for Businesses, um serviço diretamente do ambiente das nuvens que pode acelerar o ritmo na empresa, pois tudo que precisa é acessível a partir de dispositivos móveis.

Existem algumas diferenças entre as soluções oferecidas pelo Google e aquelas no portfólio de outras companhias. Neste artigo vamos revelar algumas dicas de como tirar proveito de maneira otimizada dos serviços disponíveis na plataforma Google Apps for Businesses.

Googe Apps Collaboration Tools

Adicionalmente à gestão dos e-mails, o Google Apps auxilia as pessoas de uma mesma empresa na construção de arquivos e geração de conteúdo. Apesar de todo o conteúdo estar armazenado na nuvem, o Google mantém a segurança dos arquivos bastante robusta.

A agenda oferecida pelo Google Calendar é útil quando se trata de repartir compromissos com mais participantes. A versão disponível para empresas é semelhante ao serviço gratuito, mas tem itens voltados para funcionários. Uma das opções oferecidas é compartilhar a agenda do dia, para informar aos outros participantes a que horas você estaria disponível para uma reunião. O Calendar envia convites para reuniões e se atualiza à medida que outras pessoas confirmam a presença no evento.

O Google Docs edita, de maneira elementar, arquivos criados em suítes de edição de textos, como .doc (Word), .ppt (PowerPoint) e Excel (.xls). O conteúdo desses arquivos pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo e permite que cada usuário faça a as alterações sem sobrescrever mudanças efetuadas por outros usuários (o que poderia ocorrer se a cada alteração os usuários baixassem e subissem os arquivos). O recurso pode ser usado como mural de avisos em empresas; nele podem ser exibidas políticas da companhia e ser anunciados eventos da empresa. Também existe a opção de salvar documentos e arquivos de todo tipo em uma pasta virtual no Google Docs.

Na versão Premier Edition, o Google Groups age como central colaborativa entre grupos. Ele permite o envio de conteúdo para determinados agrupamentos de usuários, uma opção para informar ao departamento de vendas sobre oportunidades de fechar negócios, sem informar ao pessoal da manutenção o mesmo recado. Cada vez que um novo integrante entra para determinado grupo, ele tem acesso ao histórico e pode visualizar o que aconteceu antes de se unir ao grupo.

Outro serviço disponível apenas na versão Premier é o Google Video. Equivale a uma versão privada do YouTube para a empresa. Serve para publicar vídeos para fins de treinamento ou outras finalidades dentro de um círculo fechado de usuários. Também é possível hospedar vídeos públicos, o que elimina a necessidade de assinar outros serviços ou listas.

O Gmail no ambiente corporativo

A principal vantagem entre as versões gratuitas do Google e das suítes pagas, é perceptível no serviço de e-mail, o Gmail. Em vez de ter sua conta associada ao domínio Gmail, e ao enedreço ser seunome@gmail.com, você pode dispor de um domínio personalizado, o que faz uma diferença enorme na divulgação de sua marca. O Google oferece a opção de registro de domínio ao custo de 10 dólares anuais e o configura automaticamente.

Talvez os 7,4 GB de espaço para aguardar arquivos seja suficiente para pequenas e médias empresas. Disponível sem custo e configurável para até 50 contas de email distintas, cada conta de e-mail pode enviar mensagens para 500 endereços diferentes por dia. A não ser que sua empresa mantenha uma base de contatos muito ampla, estes limites devem suprir a necessidade que tem em serviços dessa natureza. Ocorre que, da mesma forma que acontece na versão pública, a interface desses serviços inclui publicidade, mais um motivo para fazer um upgrade na conta do Google Docs e optar pela versão paga. Nela, você poderá eliminar a opção de exibição de publicidade. Basta fazer login como administrador da conta, escolher a opção de gerenciar o domínio, localizado no topo da página e desabilitar a exibição de publicidade em seu domínio. Salve as alterações e saia da interface. Sim, era de se esperar que os pagantes do serviços não tivessem de realizar essa modificação.

O custo da versão Premier é de 50 dólares por ano e por usuário. Nessa modalidade, cada usuário pode enviar até 2 mil e-mails por dia para endereços diferentes e o espaço de armazenamento aumenta para 25 GB.

Siga as dicas de negócios

O que será que aconteceu com aquele e-mail superimportante que você enviou, mas errou o recipiente ao digitar o endereço do mesmo? Para dar conta dessa fatalidade, você pode criara apelidos para contatos de e-mail com endereços complicados. Faz assim: entra no sistema de gerenciamento da conta de e-mail e clique em “e-mail”. Encontre o nome do destinatário na relação de contatos e edite as informações. Você poderá criar um apelido para o contato, algo que seja difícil de digitar de forma errada.

Outras mensagens enviadas com endereços digitados de maneira errada devem ir parar na pasta de lixo eletrônico, mas mesmo aí, você pode fazer alterações. Acesse as configurações do serviços e selecione a opção de e-mail. Desça até a seção de e-mail routing e marque a opção de “Route” para capturar todos os endereços, insira o seu nome, salve as alterações e pronto.

Com base no Google Groups é possível gerir a comunicação interna, mas ele também pode ser usado para receber mensagens de qualquer outro remetente. Dessa maneira, você pode manter uma caixa com o nome vendas@seusite.com.br, que irá encaminhar todas as mensagens que receber para outra lista ou grupo definidos. Para tal, basta clicar na opção de Grupos e criar um novo conjunto de destinatários.

Por padrão, apenas os participantes de cada grupo podem enviar mensagens, mesmo isso pode ser alterado. Basta selecionar a opção “Permitir que todos enviem mensagens”. De agora em diante um cliente poderá contatar toda a equipe de vendas a partir de um único e-mail.

Crie avisos personalizados de eventos no Google Calendar

Existe uma variedade grande de maneiras pelas quais o Google Calendar pode lembrar você de determinados compromissos. Os avisos podem chegar até você via e-mail, por meio de pop-ups ou via SMS, diretamente até o seu celular (e não precisa ser um smartphone de última geração). Veja como configurar essas opções que devem lembrá-lo dos compromissos ou te dar aquele toque, 5 minutos antes da reunião começar.

De dentro do painel de controle do Google Apps – não estou falando do painel de administrador – abra a opção do calendário. Selecione as configurações e os alertas. Você poderá clicar em adicionar um alerta para alterar os tipos de notificação. Procure configurar o primeiro de forma a mandar uma mensagem de email um dia antes do evento. Se quiser, poderá configurar mais outros dois avisos para serem encaminhados ao seu celular poucos minutos antes (pode ser necessário configurar seu aparelho celular para receber essas mensagens), salve as alterações antes de sair.

Mais opções de aplicativos

A união entre o calendário e os aplicativos do Google, como o Docs, formam uma base sobre a qual a comunicação dentro da empresa funciona. Mas existe uma infinidade de aplicativos adicionais, desenvolvidos por terceiros e que podem interagir com sua base de clientes, com o calendário e com outros dados. Entre esses aplicativos encontram-se  ferramentas de CRM, monitores de tempo de resposta e outros recursos.

Uma boa opção para encontrar tais soluções é o Google Apps Marketplace. Lá estão exibidos os programas gratuitos e os pagos para integração no Google Docs. Ao ativar a opção de integração do programa escolhiso, ele automaticamente é distribuído para todos os usuários ligados, diferente do software tradicional, em que é necessária uma instalação isolada para cada usuário.

Google Voice (ainda não disponível para o Brasil)

Esse serviço permite que as pessoas deixem recados em sua caixa de entrada esteja você onde estiver. Uma extensão desse serviços cria um número telefônico exclusivo para você, que faz soar todos os seus números informados.

É muito importante estar ao alcance das pessoas enquanto você está trabalhando. Ao mesmo tempo é chato receber chamadas de estranhos enquanto está ocupado. Uma solução seria desabilitar o encaminhamento de chamadas para determinado celular, mas isso impediria o recebimento inclusive de chamadas que você deseja receber. Uma opção é configurar um aparelho para cada tipo de chamada, sempre de acordo com o número de quem está ligando.

De agora em diante, quando amigos, parentes ou contatos comerciais ligarem para você, serão encaminhados para linhas distintas e você terá melhor e maior controle sobre com quem deseja falar e os contatos indesejados podem ligar para o seu telefone comercial, mas não irão incomodar o seu sono enquanto você está em casa.

Fonte: Pcworld

Como escolher uma distribuição Linux para o Desktop

Com todos os bons motivos para usar o Linux atualmente - especialmente em uma empresa - geralmente é fácil decidir abandonar o Windows. O que é difícil, entretanto, é decidir qual distribuição (nome dado às “versões” do sistema operacional) Linux é a mais adequada para você ou para sua empresa.

A julgar pelos números de popularidade rastreados tanto pelo site Distriwatch como por um estudo recente da LinuxTrends, o Ubuntu é claramente a “distro” mais popular. Não há como negar que o Ubuntu tem muitos benefícios para os usuários, mas ao mesmo tempo há muitas outras possibilidades, cada qual adicionando seu “tempero” próprio ao Linux.

Qual distribuição é a melhor para você? A resposta depende de vários fatores

1. Habilidade

Se você nunca usou o Linux antes, é melhor ficar com uma distribuição mais adequada aos usuários iniciantes. Esta é uma das principais características do Ubuntu, mas o Fedora, Linux Mint e o openSUSE também podem ser boas escolhas. Eu recomendaria o Ubuntu ou Fedora para um novo usuário.

Fique longe de versões alpha, beta e release candidate (RC) do software, já que elas podem ser instáveis. Por outro lado, se você se considera um usuário avançado  pode preferir distribuições como o Gentoo, Debian, Arch Linux e Slackware. Ou quem sabe fazer sua própria distribuição do zero com o Linux from Scratch!

2. Foco

Se seu trabalho (ou o de sua empresa) é focado em uma área específica, vale a pena dar uma olhada nas muitas versões “de nicho” do Ubuntu, como a EduBuntu (para educação) e UbuntuStudio (para músicos, artistas gráficos e produtores de vídeo).

3. Suporte

Cada distribuição tem sua própria comunidade online, que é geralmente o melhor lugar para conseguir ajuda gratuita quando problemas surgem. Antes de escolher uma distro, pode ser uma boa idéia “dar uma olhada” em sua comunidade visitando os fóruns onde os usuários se reúnem. Alguns são mais amigáveis do que os outros.

Se você não se sente confortável com o suporte oferecido pela comunidade, pode optar por uma versão comercial do Linux com suporte técnico oferecido pelo desenvolvedor ou revendedor. O Red Hat Enterprise Linux e o SUSE Linux Enterprise Desktop (antigamente conhecido como Novell Linux Desktop) geralmente estão entre as melhores escolhas entre as distribuições Linux para o segmento corporativo.

4. Hardware

Uma das muitas virtudes do Linux é que ele pode rodar muito bem em hardware mais antigo, então não é necessário ter um computador poderoso para conseguir desempenho satisfatório. Se seu hardware é antigo, uma distribuição como o Puppy Linux é uma boa escolha. Para desktops com recursos (como RAM e espaço em disco) limitados distribuições como o Xubuntu e o Debian XFCE Edition podem ser úteis. E para os netbooks há inúmeras opções, como o Ubuntu Netbook Remix, EasyPeasy ou o Jolicloud.

Em máquinas mais modernas, seus periféricos podem influenciar a escolha da distribuição. Se você depende de um leitor de cartões de memória, modem 3G ou impressora multifuncional no dia-a-dia, por exemplo, é melhor verificar sua compatibilidade com a distribuição que pretende usar antes de migrar. Entre as distribuições atualmente no mercado, o Ubuntu é provavelmente a que tem a melhor compatibilidade de hardware.

5. Software

Se há algum programa que é indispensável para o seu dia-a-dia ou de sua empresa, planeje-se para não ser pego de surpresa sem ele. Primeiro, verifique se há uma versão Linux, seja do fornecedor original ou equivalente Open Source. Se for um software proprietário, certifique-se de que é possível rodá-lo na distribuição que escolheu: apesar de oferecer uma versão “Linux”, muitas empresas “empacotam” seus programas para uma distribuição específica, e não garantem seu funcionamento em outras versões do sistema.

Ainda indeciso?

Se você ainda não conseguiu decidir qual distro usar, há vários “testes” online para guiá-lo em sua escolha. Os melhores que já vi são o Linux Distribution Chooser da zegenie Studios e o Distro Chooser do site polishlinux.org.

Seja qual for  distribuição escolhida, é uma boa idéia experimentá-la antes usando um LiveCD ou LiveUSB. Assim você pode se decidir se o sistema é realmente adequado para você antes de instalá-lo em sua máquina. Se preferir, pode ser uma boa idéia começar a usar o sistema em regime de “dual boot”, assim o Windows estará sempre por perto se você eventualmente precisar. Também recomendo uma referência impressa. Para os usuários do Ubuntu, por exemplo, o livro “The Official Ubuntu Book” é uma boa opção.

E lembre-se de que a principal característica do Linux é a liberdade de escolha. Se a primeira distribuição que você escolheu não parecer a certa, há muitas outras para experimentar e isso não vai lhe custar um centavo. Tente fazer isso com software proprietário!

Fonte: Pcworld

Instale temas no Windows 7 Starter e Home Basic

Não é novidade para ninguém a abundante variedade de edições do Windows 7. A exemplo do Vista, muitas foram lançadas, sendo as edições Home Basic e Starter as mais econômicas e capadas de recursos. No caso do Starter, sequer alterar o papel de parede é permitido. Mas isso apenas de forma oficial, pois já existem utilitários que burlam essas restrições impostas pela Microsoft.

Fuja do Starter e Home Basic!

Dentre alguns programas de terceiros, incluindo o pago WindowBlinds, o melhor certamente é esse (download direto), criado por um programador russo mas compreensível com a ajuda do Google Translator.

O utilitário foi feito, obviamente, para o Windows 7 Home Basic e Starter, e trabalha de forma muito semelhante ao recurso nativo de outras edições do Sete. Veja só:

Windows 7 Starter com opção de personalizar

Como se não bastasse possibilitar a alteração de tema (incluindo aqueles feitos por terceiros, mas para isso é necessário habilitar o reconhecimento de temas extra-oficiais), sons, proteção de tela, e o papel de parede no caso do Starter, ele ainda se integra perfeitamente ao Windows. Basta marcar a opção ‘Desktop Context Menu’ para ter a entrada ‘Personalizar’ no menu de contexto da área de trabalho.

Outro ponto positivo desse utilitário é que ele também se integra ao idioma do sistema. Todas as frases são retiradas da própria biblioteca do Windows, ou seja, não importa o idioma, ele sempre vai falar a sua língua.

Usuários do Windows 7 Home Basic tem mais um motivo para instalar o aplicativo: segundo um vídeo publicado pelo criador do programa, ele habilita o Aero com efeito Glass (vidro, ou transparência). Se você é um (infeliz) usuário do Vista Home Basic, também temos uma dica semelhante. Dê um pulo aqui e veja como ativar o Aero Glass nessa versão do sistema.

Fonte: Guia do pc

Onde salvar os seus favoritos na internet

Todo navegador da web vem acompanhado de um recurso simples, chamado “Favoritos”. Ao “favoritar” uma página, o endereço dela fica gravado na sua máquina. Para abri-la, basta procurar entre os links salvos e clicar no destino desejado. Mas e se você estiver longe da sua máquina? Como recuperar aquele link importante sem ter que ficar pesquisando no Google ou em outros sistemas de busca? A resposta está nos serviços on-line. Confira.

- Delicious
Um dos sites de favoritos mais populares da rede. Nele o internauta pode guardar links, definir tags para identificar assuntos e compartilhá-los com outras pessoas. Ao salvar uma URL, também é possível ver quantas pessoas a cadastraram no sistema. Uma bela forma de medir a sua popularidade.

- Reddit e Digg
Além de servirem como uma pasta de favoritos, esses dois sites também funcionam como ferramentas de promoção de links. O usuário encontra algo legal, publica na página e faz uma descrição do item. Outras pessoas podem votar no conteúdo e discuti-lo nos comentários. Duas boas ferramentas para quem quer dar mais visibilidade ao seu site.

- eJoiaSite
Totalmente em português, o serviço permite que você grave seus favoritos a partir de qualquer máquina. Também permite que os usuários compartilhem conteúdo com seus contatos.

- Favoritos Online
Também em português, o site oferece envio de links favoritos por e-mail, acesso de conteúdo via dispositivos móveis, agenda e importação de favoritos a partir de navegadores. O serviço disponibiliza recursos de inclusão rápida de links, o que não atrapalha a navegação do usuário.

- StumbleUpon
Guardar links e promovê-los. Essa á a ideia básica. Mas o que você acha de um serviço que indica links interessantes baseados no seu perfil e interação com contatos? O StumbleUpon oferece esse recurso. Caso você não goste de alguma recomendação, basta informar ao sistema. Ele vai simplesmente ignorar conteúdo parecido.

Fonte: Veja

TweetAlarm: palavras-chave do Twitter direto no seu e-mail

Você pode não ser responsável por marcas, famosos ou instituições na internet, mas é sempre bom saber o que estão falando no Twitter sobre determinado tema de seu interesse. Você pode fazer isso em programas avançados (o que é bom para quem passa o dia conectado) ou então recorrer ao TweetAlarm para ganhar tempo.

O serviço, gratuito, funciona como uma espécie de Google Alerts para o Twitter: você cadastra palavras-chave e recebe no e-mail relatórios contendo os tuítes que falaram sobre aquilo. As configurações não são muito avançadas, mas permitem um certo controle. Você pode incluir usuários na lista de "ignorados", para evitar redundâncias, e determinar a frequência dos alertas (semanais, diários ou "assim que surgirem resultados").

O TweetAlarm está em fase de testes, mas tem cadastro aberto a todos os usuários. E o melhor: não tem limite de palavras-chave a serem monitoradas.

Controle seu computador de qualquer lugar através de seu Twitter

O Windows sempre teve a opção de controlá-lo de forma remota, através da internet ou outro computador. Agora você pode fazer isso através do Twitter. Com o TweetMyPC você pode desligar, fazer logoff ou reiniciar seu computador através de um simples controle dessa rede social.

Para isso, você precisa criar uma conta exclusiva do Twitter para seu computador que não vai ser usado para mais nada. Você instala o programa, inicia-o a partir do ícone da barra de notificação e coloca o login e senha criados para seu computador.

Para desligar, reiniciar ou fazer logoff, em seu computador, basta você, a partir de qualquer outro computador ou celular, acessar essa conta do Twitter e mandar como mensagem um dos seguintes comandos:

• Shutdown – para desligar
• Logoff – para trocar de usuário
• Restart – para reiniciar

Isso serve para quando você esqueceu seu computador ligado em casa e não quer gastar energia, ou simplesmente quer sair da sua conta e deixar outras pessoas usarem sem que entrem nas suas pastas pessoais, ou ainda se você estava fazendo uma instalação e precisou sair de casa e mesmo assim precisa reiniciar o computador.

Fonte:Baixaki

Universal USB Installer coloca o Linux no pen drive

Com a quantidade de distribuições Linux existente hoje no mercado, é comum pintar aquela dúvida: qual delas é a melhor? Pois a resposta é uma só: não existe “a melhor”. Existe o melhor sistema para você e seu computador. E para encontra-lo, (in)felizmente, só testando.

E se você está nessa situação, o Universal USB Installer pode lhe ajudar muito. O pequeno utilitário permite “instalar” facilmente as distribuições mais conhecidas a partir do Windows no pen drive. A lista das distribuições suportadas é enorme e está disponível no site oficial, bem como o download, que é gratuito.

Mas qual a vantagem de usar um pen drive ao invés daquele CD bonitinho do Ubuntu, por exemplo? Aqui vão duas: Melhor desempenho na execução do sistema e possibilidade de usar/instalar a distribuição em um netbook ou PC sem um leitor de CD.

A utilização do programa é muito simples: Depois de selecionada a distribuição Linux que deseja testar, basta buscar pelo arquivo de imagem do sistema (.iso) e marcar a letra da unidade do pen drive a ser instalado. Note que, se você não possui o sistema, existe a opção para baixa-lo diretamente do site oficial.

O pen drive deve ser de, no mínimo, 1 GB de espaço e pode estar formatado (vazio) ou não. Caso não haja espaço suficiente, o programa oferece a opção de formatar o pen drive. Para isso, basta marcar a opção “Check this box if you want to format Drive X:\”.

Esperado alguns minutos até que a operação seja concluída, você já tem um “liveUSB” com alguma distribuição Linux instalada. Para inicia-la basta reiniciar o computador e prosseguir como se fosse um CD. Note que para isso sua placa-mãe deve possuir suporte a inicialização por dispositivos USB (em alguns casos é necessário alterar a configuração na BIOS).

Fonte:Guiadopc